Openjeugdwerk

PRIVACYVERKLARING

Gegevens

• Voornaam en achternaam: De naam en achternaam dienen ter identificatie en worden gekoppeld aan uw
persoonlijke identiteit en alle andere data binnen de database.
• Geslacht: Het geslacht wordt gebruikt om
leden op sommige activiteiten (zoals
weekenden of kampen) in te delen.
• Geboortedatum: De geboortedatum wordt gebruikt
om leden in te delen in groepen op
basis van kalenderleeftijd.
• Adres: Dit wordt gebruikt voor het verzenden van uitnodigingen en
informatieve brieven.
• Telefoonnummer ouders en/of leden: In geval van ernstige meldingen
proberen we contact op te nemen via het opgegeven telefoonnummer.
Bovendien wordt er voor elke activiteit een herinnering in de vorm van een
SMS gestuurd via het opgegeven GSM-nummer.
• E-mailadres: Dit wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen, informatieve brieven en om leden op de hoogte te
houden van eventuele wijzigingen in onze privacyvoorwaarden.
• Foto’s: Foto’s die tijdens onze activiteiten worden genomen, kunnen worden gebruiktvoor promotiedoeleinden van het Open Jeugdwerk. 
Dit omvat onder andere:

  • Gebruik in folders
  • Publicatie in de pers
  • Projectie tijdens evenementen
  • Plaatsing op de website
  • Delen op Facebook en andere sociale media
    platformen

Medische data: Deze informatie wordt alleen gedeeld met onze medische verantwoordelijken, 
tenzij het noodzakelijk is dat andere leiders ook op de hoogte zijn.
Medische gegevens omvatten onder 
andere:

  • Bloedgroep
  • Zwemvaardigheid
  • Dieetvoorkeuren (bijvoorbeeld vegetarisch)
  • Allergieën
  • Medicatiegebruik
  • Bedplassen
  • Slaapwandelen

Wie heeft toegang tot deze data?

Elk lid van de Algemene Vergadering heeft toegang tot het dossier van een kind op voorwaarde dat deze informatie wordt gebruikt voor de doeleinden zoals uiteengezet in “welke gegevens verzamelen we en waarvoor worden ze gebruikt?”

Voornaam, achternaam en adres worden vertrouwelijk gedeeld met de gemeente en verzekering. Dit is noodzakelijk voor subsidies en de verzekering.

Waar wordt deze data verzameld?

Deze data wordt beheerd door onze data verantwoordelijke** en wordt opgeslagen op een lokale schijf op een persoonlijke computer.

Foto’s worden online opgeslagen op het Google account van Open Jeugdwerk via Google Foto’s.

Hoe lang behouden we deze gegevens?

Wij behouden deze gegevens tot de participant voor 2 opeenvolgende jaren niet deelneemt aan OJ activiteiten.
Hierna zal de participant niet meer aanschouwd worden als een lid van OJ.
Indien een participant deze gegevens graag vroeger zou verwijderen of aanpassingen wil maken in zijn of haar data, kan dit worden aan
gevraagd aan de data verantwoordelijke**.

Wanneer gelden deze regels?

Deze regels zijn van toepassing op al onze activiteiten, inclusief grote activiteiten zoals:

• Valentijnsontbijten
• Beenhesp
• Weekend
• Kamp
• …


 

*Medische verantwoordelijken zijn: Laura Beeckman, Bavo Struyve en Sarah Beeuwsaert
**Data verantwoordelijke: Zoë Struyve